Самостоятельность

Самостоятельность — это важнейшее качество сотрудника при удаленной работе. Многие компании, нанимая людей в распределенные команды, проверяют у них наличие именно этого качества сразу после владения нужными квалификациями. Самостоятельность влияет на все: начиная от того, насколько хорошо вы сможете организовать рабочее пространство, и заканчивая выполнением сложных задач, связанных с вовлечением большого количества людей кроме вас.

О том, когда у вас рабочие часы, теперь должны знать не только вы и ваши коллеги, но и все, кто с вами живет.

Сложно говорить о каком-то особенном методе воспитания в себе этого навыка, кроме непосредственного его проявления. Возникла сложность — пытаешься ее разрешить. Не ставят задачи — находишь себе задачи сам в рамках вашей проектной деятельности. Не получается решить и придумать — идешь к менеджеру и задаешь вопрос, просишь задачу на выполнение.

Конечно, этот навык важен и в офисной работе. Он вообще очень полезен, но в удаленной работе его наличие становится чуть ли не критическим. Все технологии и практики, о которых мы будем говорить в этой книге, помогут вашей самостоятельности реализоваться и поддерживать вас на высоком уровне эффективности. Но выработать ее у себя можете только вы сами.

Рутина и ритм

Закрепление рабочих часов — самый важный элемент построения успешной работы из дома. О том, когда у вас рабочие часы, теперь должны знать не только вы и ваши коллеги, но и все, кто с вами живет.

В вашем расписании должны быть четко указаны промежутки времени, когда вы отвечаете на звонки и когда вас никак нельзя трогать даже «на минуточку» никому из домашних.

Часто компании требуют от вас часы обязательного онлайна. Если вы работаете в таких условиях, то вам придется воспринимать это как данность и стараться договориться с родными. Если у вас есть дети и ими некому заняться кроме вашего партнера, скорей всего, ваш партнер одновременно с вами работать не сможет.

Если с вас требуют только результат, то тогда старайтесь выбирать рабочие часы таким образом, чтобы они учитывали периоды вашей наибольшей эффективности и были удобны не только вам, но и тем, с кем вы живете.

Определенное вами рабочее время не обязательно будет совпадать с тем, в которое от вас требуется обязательный онлайн. Например, в обозначенные работодателем часы вам поступает много входящих звонков, и вы не можете закрывать какие-то задачи, требующие концентрации. Значит, в вашем рабочем расписании должно учитываться как время, когда вы онлайн для компании, так и время на задачи, от которых вас нельзя отвлекать. Таким образом, в вашем расписании должны быть четко указаны промежутки времени, когда вы отвечаете на звонки (возможно, даже отвлекаясь на домашние дела?) и когда вас никак нельзя трогать даже «на минуточку» никому из домашних.

То, что вы сидите в фейсбуке, — это выстраивание профессиональных связей, и вы заняты. А то, что смотрите ютуб, — это исследование новой темы,

Рабочая рутина должна оставаться рабочей. Чем четче вы сможете выделить ее из быта, тем лучше для всех участников процесса. При работе на удаленке, как в жизни одному, так и в жизни с кем-то, есть свои плюсы и минусы.

В первом случае вам предстоит серьезная проверка на самоорганизацию, когда никто не стоит за спиной и не может проконтролировать, какую социальную сеть вы листаете в три часа дня.

Во втором варианте придется договариваться и объяснять, что рабочие часы действительно рабочие. То, что вы сидите в фейсбуке, — это выстраивание профессиональных связей, и вы заняты. А то, что смотрите ютуб, — это исследование новой темы, и вы очень сосредоточены на процессе. Лучшим вариантом договоренности будет такой: ваш партнер и другие родственники не трогают вас с такого-то часа до такого-то, абсолютно невзирая на вашу деятельность. Вы можете ходить по квартире, что-то печатать, рисовать, смотреть, читать — это ваши рабочие часы. Ваша работа — это не их дело и не их ответственность.

Вы занимаетесь одной задачей без отвлечения в течение 25 минут, потом делаете перерыв на 10 минут.

В эти часы ваша задача — решить все рабочие вопросы так, чтобы к ним не требовалось возвращаться в другое вре- мя. Потому что если вы будете нарушать эту договоренность, работая тогда, когда обещали своим родным заниматься другими делами, то и окружающим будет сложно соблюдать свою часть договора и не отвлекать вас от работы.

Метод помидора — это самый часто используемый практический метод организации рабочего времени. Суть его пре- дельно проста: вы занимаетесь одной задачей без отвлечения в течение 25 минут, потом делаете перерыв на 10 минут. Он очень полезен, когда вы не можете позволить себе погрузить- ся в задачу на какой-то более продолжительный промежуток времени в силу внешних обстоятельств (в основном ими будут выступать живущие с вами люди). Объяснить, что ближайшие 25 минут вас нельзя трогать даже чуть-чуть, гораздо проще, чем добиться этого на несколько часов. При этом, если вы новичок в работе из дома, этот метод поможет вам концентрироваться хотя бы те же 25 минут не срываясь попить чай или посмотреть, как там проводит время ваш ребенок.

Другим преимуществом этого метода может быть возможность заводить обратный отсчет на часах, которые видите не только вы. Тогда те, кто с вами живет, смогут, не отвлекая вас, посмотреть, заняты вы сейчас или нет, а также спланировать свое время, зная, когда к вам можно обратиться за помощью или с вопросом.

Попробуйте заменить поездку до работы прогулкой по скверу, а чашку кофе с коллегами — записыванием задач на день в ежедневник.

Перерывы в работе должны быть регулярными и, желательно, жестко регламентированными. Возможно, вы привыкли в офисе ходить на обед с коллегами, когда все освободятся. Но дома, особенно первое время, лучше придерживаться строгого расписания.

Если вы работаете полный рабочий день, постарайтесь обеспечить себя хотя бы тремя перерывами по 15–20 минут и одним перерывом на полчаса-час для обеда. Трекинг рабочего времени работодателем — это отдельная тема, по которой мы пройдемся во втором разделе книги. Но в случае необходимости проводить восемь часов перед компьютером учитывайте, что все ваши перерывы скорее всего будут прибавляться к требуемому времени. При этом лучше ими не пренебрегать, потому что ваша эффективность, здоровье и настроение сильно зависят от того, насколько регулярно и качественно вы проводите перерывы.

Стоит помнить, что тут нет универсального рецепта. Кому-то очень важно сидеть по несколько часов, погружаясь в задачу. А кто-то, наоборот, может позволить себе передышки каждый час. Главное помните — перерывы важны.

Ваш рабочий ритм формируется из вышеописанных факторов. Большими интервалами являются последовательности рабочих и выходных дней, малыми — рабочие часы и перерывы. Как правило, чем ритмичнее вы двигаетесь, тем проще вам в средне- и долгосрочной перспективе. Понятно, что бывают вынужденные переработки, мы ходим в отпуск, болеем. Но чем четче вы соблюдаете ритм, когда это возможно и зависит от вас, тем бóльшую услугу вы себе оказываете.

Попросите ваших родственников ставить важные задачи по дому или семейные дела сразу вам в календарь, чтобы вы могли планировать свою загрузку.

Притча про зайца и черепаху именно о ритме. Если вы двигаетесь со средней скоростью, но при этом равномерно и каждый день выдаете средний результат — это гораздо лучше, чем если вы рывками закрываете много задач, а потом на какое-то время практически выпадаете из процесса.

Традиции и ритуалы
— одни из самых важных механизмов в нашей жизни. Мы начинаем следовать им с младенчества, и на протяжении всей жизни хорошие традиции и ритуалы служат нам и помогают выстраивать многие процессы.

Офисная рутина, менеджмент, повседневная жизнь — все они наполнены традициями и ритуалами, которые мы часто не замечаем, выполняя на автомате. Но именно они позволяют нашему мозгу эффективно включаться в определенные процессы и настраиваться на определенный лад.

Поездка в метро до офиса, утренняя чашка кофе с коллегами, включение компьютера и проверка почты — все эти вещи на каком-то этапе мы начинаем делать на автомате, не задумываясь об их важности. А когда мы теряем их, ломаем порядок, то почему-то не можем сосредоточиться на работе, а наши мысли начинают блуждать.

Никто не утверждает, что без традиций и ритуалов из вас не получится хорошего специалиста. Но они могут очень сильно помочь вам в работе.

Существует целая когорта управленцев, которая воспринимает менеджмент исключительно как слежку за офисным планктоном и регулирование вопросов с перестановкой столов в опенспейсе.

Если вы привыкли к определенным ритуалам, которые позволяют вам настроиться на рабочий лад, постарайтесь воспроизвести их в домашней обстановке. А если это невозможно, то придумайте новые. Попробуйте заменить поездку до работы прогулкой по скверу, а чашку кофе с коллегами — записыванием задач на день в ежедневник. Вариантов множество, главное — прислушиваться к себе и соблюдать постоянство, делать одни и те же вещи каждый раз, когда начинаете рабочий день или беретесь за какую-то задачу.

Управление временем
лучше всего осуществлять при помощи календаря. В идеале использовать Google или Яндекс-календарь, так как они могут интегрироваться практически с любыми сервисами и вам будет легко поделиться вашим календарем с коллегами и родней, чтобы дать им возможность видеть вашу загрузку. Отмечайте в календаре все ваши встречи и созвоны заранее.

Если есть какие-то мероприятия, которые происходят у вас регулярно, то просто сделайте в календаре повторяющееся событие, чтобы не создавать каждый раз новое. От того, как педантично вы ведете календарь и насколько хорошо ваши коллеги и родственники, живущие с вами, понимают, как им пользоваться, зависит, насколько часто вас будут тревожить в неурочное время. Попросите ваших родственников ставить важные задачи по дому или семейные дела сразу вам в календарь, чтобы вы могли планировать свою загрузку. Если понадобится, обучите их работе с календарем. Если не получится научить, просто добавляйте события в календарь по их просьбе. Будьте педантичны настолько, насколько можете.

Чем ваш персональный процесс лучше организован, тем проще вам будет достигать хороших результатов в работе и ликвидировать вопросы коллег и руководства о вашей занятости дома.

Управление задачами — один из ключевых элементов построения успешной удаленной работы. Лучший вариант — когда правила и технические решения для этого предоставляет ваш работодатель. Но если этого не происходит и у вас встает вопрос личной эффективности, то вы можете сами разобраться с тем, почему, как и с помощью каких инструментов можно упорядочить свою работу. Чем ваш персональный процесс лучше организован, тем проще вам будет достигать хороших результатов в работе и ликвидировать вопросы коллег и руководства о вашей занятости дома.

Понимать свою загрузку в данный момент и в обозримом прогнозируемом будущем, а также иметь возможность фиксировать свою деятельность и впоследствии демонстрировать процесс — это очень важные составляющие любой работы. Но на удаленке эти вещи могут стать жизненно не- обходимыми не только для вашей личной карьеры, но и для базового успеха любого предприятия.

В современном менеджменте бытует ошибочное мнение, что человек в офисе, сидящий за компьютером, — работает. Как-то по умолчанию так воспринимается. На результат выполнения задач смотрят уже во вторую очередь.

Существует целая когорта управленцев, которая воспринимает менеджмент исключительно как слежку за офисным планктоном и регулирование вопросов с перестановкой столов в опенспейсе. Возможно, вы работаете именно с такими людьми. Плохо, если так, но это абсолютно нормальная с точки зрения статистики ситуация. Совсем крайние случаи подобного менеджмента встречаются редко, но, так или иначе, многие управленцы испытывают дискомфорт просто от того, что теряют сотрудников из виду. Обычно, когда таких людей ставят управлять удаленной командой, у них просто срывает крышу. Тогда в ход идут постоянно работающие веб-камеры, запись все- го ввода с клавиатуры, отслеживание посещения сайтов и необходимость писать подробные отчеты каждую неделю или даже каждый день.

Если вы никогда не сталкивались с системами управления задачами и не очень хотите в них разбираться на данном этапе, то начните с написания в блокноте того, что будете делать сегодня, с последующим вычеркиванием тех пунктов, которые выполнили.

Бороться с подобной ситуацией помогает документирование всех действий и ведение карточек с задачами в любой доступной для этого программе. Можно даже таблички в экселе сделать, если специальной программы нет и нет желания ее устанавливать. Забавно в этой ситуации то, что, скорее всего, вам эта возможность может потребоваться просто для самого себя.

Trello — очень простой, интуитивно понятный, визуально привлекательный и бесплатный инструмент, который можно использовать как для организации вашего Канбан-процесса, так и для ведения отношений с заказчиками и клиентами или для отслеживания ваших персональных задач и семейных дел. При этом, если хорошо разобраться в его работе, в Trello можно построить почти любую среду для коллективного отслеживания задач, причем при помощи бесплатных функций этого таск-менеджера. А еще к Trello можно подключить календарь, о котором мы говорили выше. Если вы будете создавать задачу с привязкой по времени, она автоматически будет делать событие в кален- даре и напоминать вам о нем.

Если вы никогда не сталкивались с системами управления задачами и не очень хотите в них разбираться на данном этапе, то начните с написания в блокноте того, что будете делать сегодня, с последующим вычеркиванием тех пунктов, которые выполнили.

Канбан — этот очень простой способ описать и организовать практически любой процесс, будь то производственная линия по сборке автомобиля или сложная командная работа по созданию приложения для свиданий. Подойдет он и для организации вашего рабочего времени.

Канбан в переводе с японского означает «рекламный щит, вывеска» (яп.). Если ударяться в теорию, то можно сказать, что Канбан — это фреймворк* семейства методологий Agile**. В рамках этой книги нам лишь стоит знать, что Канбан можно адаптировать в соответствии с теми задачами, которые вам нужны.

В очень простом виде это таблица из четырех столбцов.

1. «Бэклог»,или«котел»—общийсписокзадач.
2. «Сделать», или «to do» — задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время.
3. «В процессе» — задачи, которые в данный момент находятся в процессе выполнения.
4. «Сделано» — задачи, которые уже выполнены.

___________________________

* Фреймворк — это некоторая модульная структура, которую можно использовать для сборки чего-либо. Самое частое применение этого термина встречается у разработчиков программного обеспечения. В данном случае мы говорим о некоторой управленческой системе, которую можно использовать полностью или частично, дополнять, расширять или перерабатывать, не выходя за рамки ее базовых принципов.

** Agile — это семейство гибких методологий, применяемых в раз- работке программного обеспечения. Отличает их то, что они вводят понятия эмпиризма и итеративности в рабочий процесс. Первое означает, что последующие действия совершаются, основываясь на опыте предыдущих в данном конкретном случае. А второе означает наличие большого количества повторений одного и того же процесса с небольшими улучшениями на каждом цикле. Agile — это огромная тема, по которой написано множество книг. Если хотите разобраться в этом вопросе глубже, рекомендую почитать труды одного из родоначальников Agile — Джеффа Сазерленда.