Проблема продуктивности мучает меня давно. Трое детей и две работы вынуждают искать эффективные способы разбираться с делами и повышать производительность. Я изучила восемь книг гуру тайм-менеджмента и бизнес-тренеров, чтобы привнести в свою жизнь полезные методы и привычки. Делюсь.

Лора Вандеркам: 168 часов и 100 желаний

Больше всего меня вдохновила автор «Книги о потерянном времени» — журналистка из Нью-Йорка и мама двоих детей. Она подошла к планированию с точки зрения количества часов в неделю. На каждого человека приходится 168 часов в неделю и ни часом больше, но количество переделанных дел у всех – разное.

Каждую неделю у нас есть больше двух суток, чтобы заняться чем угодно!

Начинаем считать:

всего — 168 часов;
сон — 49 часов;
уход за собой — 7 часов;
работа — 40 часов;
дорога на работу и обратно  — 8 часов;
домашние дела — 14 часов.

Остается еще 50 часов чистого времени, которые мы вольны тратить как хотим. Вдумайтесь: каждую неделю у нас есть больше двух суток, чтобы заняться чем угодно: изучением языка, написанием диссертации или развитием детей. Для меня это стало революционным открытием — просто сдвиг парадигмы.

Перед новым планированием Лора советует заполнить Дневник времени. В течение недели записывайте всё, чем вы занимались по часам. В конце посчитайте затраченное время по категориям: сон, работа, домашние дела и др. Автор обещает, что мы сильно удивимся. Оказывается, фактическое и предполагаемое время не совпадают. Мы думаем, что работаем больше, а отдыхаем меньше, чем есть на самом деле.

Распределите время так, как хотите жить. Сначала заполните список «100 желаний», который поможет найти желание всей жизни. Оно и должно лечь в основу ключевой компетенции и стать рабочим приоритетом. При планировании выделите осознанно время на развитие ключевой компетенции, чтобы прийти к цели.

Андрей Парабеллум: полный список дел и слоны

В книге «Быстрые результаты» Парабеллум в соавторстве с Николаем Мрочковским готовят нас к перезагрузке за 10 дней. У них много советов для повышения продуктивности: прочитывать книгу за 15 минут, спать после обеда и делать зарядку.

В архив полетело всё, что ещё сидело в памяти, но утратило актуальность. Стало свободней.

Мне понравился полный список дел со слонами. Авторы говорят, что мозг человека работает хуже, потому что мы держим в нём огромное количество дел, мелких и крупных. Они предлагают записать все дела и очистить память. Записывать нужно даже такие мелочи, как прикрепить плинтус или позвонить двоюродной тётке. После написания списка распределите дела на категории: выполняются быстро, требуют времени и слонов.

Я завела доску в Трелло, куда перенесла всё, что я когда-то хотела сделать и о чём всё ещё помнила. Получилось четыре категории: дела на 15 минут, на час, на день и слоны — глобальные проекты. Парабеллум предупреждает: если у вас много слонов, вы — большой мечтатель. У меня слонов в норме, уже хорошо.

Дополнительно сделала столбик «Выполненное» и «Архив». В архив полетело всё, что ещё сидело в памяти, но утратило актуальность. Стало свободней. Список показал, что самая длинная колонка – с делами на 15 минут. Во время перезагрузки нужно убирать такие дела пачками: по 5-10 дел каждый день. К концу недели чувствуешь, что переделал больше, чем за год.

Отдельная история со слонами. К ним относится покупка недвижимости, запуск бизнеса, ремонт, отпуск. Их не сделаешь одним махом, но, чтобы сдвинуться с места, выделяйте каждый день время и на них. Делайте хотя бы маленькие шаги — «двигайте слонов». Авторы предлагают новичкам двигать одного слона в неделю, а монстрам в перезагрузках — уже по три-четыре слона одновременно.

Франческо Чирилло: техника «Помодоро»

«Помодоро» делит рабочее время на 25-минутки — «помидорки» — и 5-минутные перерывы. После четырёх «помидорок» предусмотрен 20-минутный перерыв. Время засекают по кухонному таймеру, который когда-то выпускался в виде помидора. Отсюда и название. Лично я не видела помидорные таймеры ни разу в жизни.

В течение «помидорки» я не отвлекаюсь на письма, push-уведомления и сообщения в мессенджерах.

Это мой любимый метод. Он помогает концентрироваться на одном деле и быстрее достигать результата. В течение «помидорки» я не отвлекаюсь на письма, push-уведомления и сообщения в мессенджерах. Знаю, что скоро прозвенит таймер и наступит время для ответов. Это помогает не сбивать ритм работы.

У меня творческая профессия — я пишу. Раньше работа могла занимать неограниченное количество времени. Мне казалось это правильным. Но с «Помодоро» я обнаружила, что за «помидорку» пишу примерно одинаковый объём текста, поэтому теперь могу спланировать время, через которое будет готова статья. Добавляю себе «помидорок» на обдумывание темы, подбор материала, фактчекинг и редактирование. Больше никаких прокрастинаций и заброшенных статей.

Марк Фостер:
сделай завтра и
не бери чужую работу

Фостер написал книгу “Do it tomorrow or other secrets of time management”, в которой рассказывает о планировании каждого дня. Суть: накануне или утром составляем список задач и подводим под ним черту. Все задачи, которые приходят позже, автоматически переносятся на завтра. Метод помогает не распыляться и выполнять приоритеты, которые сам для себя обозначил.

Метод хорош, но подходит не для всех. С трудом представляю себе ситуацию, когда сотрудник отправляет босса со всеми поручениями на завтра. Можно попробовать переносить просьбы коллег по работе, чтобы не сбивать свой график. Или не брать совсем. С этим связана еще одна рекомендация Марка — не делать чужую работу.

Учитесь вежливо отказывать, чтобы не брать чужие обязанности и сохранить отношения с обратившимся.

Когда к вам обратятся с просьбой помочь с презентацией или с подготовкой отчета к совещанию, подумайте, относится ли это к вашей компетенции. Следите, чтобы помощь не обернулась собственной непродуктивностью. Учитесь вежливо отказывать, чтобы не брать чужие обязанности и сохранить отношения с обратившимся.

Хороший пример вежливого отказа есть в книге Стивена Кови. Его жена не смогла отказаться от ведения общественного проекта, на который у неё не было времени. Когда она пригласила помочь с проектом подругу, то получила ответ: «Я очень признательна тебе за приглашение! Похоже, это действительно замечательное и стоящее дело. По целому ряду причин я не смогу в этом участвовать, но я хочу, чтобы ты знала, насколько я благодарна тебе за предложение».

Ранний подъем стал моим основным способом продуктивности. Не зря прабабушки советовали ложиться в 8-9 вечера, чтобы быть бодрой и привлекательной.

Хэл Элрод: подъем в 5 утра

Врать не буду, книга мне не понравилась. Показалось, что она слишком восторженная и слащавая, поэтому удивилась, обнаружив, что автор — мужчина. Тем не менее, ранний подъем стал моим основным способом продуктивности. Только повлияла на меня не книга, а публикация в журнале, в которой говорилось о влиянии сна на организм человека.

Из журнала я узнала, что взрослому в возрасте от 18 до 45 лет достаточно 6, а не 8 часов сна, как мы привыкли думать. Автор статьи утверждал, что 8-часовой сон — это просто многолетняя привычка, которую можно перестроить. После экспериментов в течение года я знаю: ложась до 23 часов, я без труда встаю в 4 утра. Если заснуть позже, но до 23.30, то подъём будет в 5 утра. Но если я лягу после полуночи, то не смогу нормально проснуться даже в 8. Это связано с биоритмами организма. Не зря прабабушки советовали ложиться в 8-9 вечера, чтобы быть бодрой и привлекательной.

С утра возможна максимальная сосредоточенность. То, что утром делаешь за полчаса, в обед может занять больше часа.

Ранний подъем эффективно организует жизнь и помогает переделать множество дел. Я работаю удаленно, поэтому могу подстраивать рабочий график под себя. Теперь мой рабочий день заканчивается в 10 утра, хотя у подавляющего большинства он только начинается. С утра возможна максимальная сосредоточенность. То, что утром делаешь за полчаса, в обед может занять больше часа.

Я боялась, что при раннем подъеме буду выглядеть измученной и измождённой. Однако выгляжу и чувствую себя лучше, чем раньше. Если тоже будете рано вставать, перестройте режим питания. Завтракайте с 6 до 8 утра, потому что раньше организм не готов к перевариванию пищи. Обедайте с 10 до 14, особенно если встали в четыре утра. Я ем так: 6.30 — завтрак, в 10.00 — второй завтрак с кофе и в 13.30 — обед.

Армен Петросян: 100-дневка и фрирайтинг

Армен проводит 100-дневные марафоны выполнения дел, которые стартуют первого числа каждого месяца. Участники объединяются в секретный чат, ставят себе цели на время марафона и отчитываются друг перед другом. Идея с марафоном мне очень нравится, но никак не могу выделить бюджет на неё. Подумываю пройти его в одиночку, просто поставив одну-две цели на 100 дней и сверяясь каждый день с планом. Целей у меня много, поэтому за 50 дней с момента знакомства с марафоном так и не определилась.

Основной инструмент 100-дневки — фрирайтинг. Каждое утро человек садится и пишет 10-15 минут. Он формулирует видение целей, достигнутые результаты и просто излагает мысли. Фрирайтинг популярен, есть группы в соцсетях, объединяющие его поклонников. Возможно, фрирайтинг — один из видов аутотренинга, который позволяет разобраться в себе. Но мне как человеку, зарабатывающему на жизнь письмом, элементарно жалко тратить время на текст, который ляжет в стол навсегда.

Люди находятся в постоянном стрессе, когда у них больше всего дел в категории «важно и срочно».

Стивен Кови: матрица управления временем

Стивен Кови – автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» – рекомендует все дела разбить на четыре группы:

— Важные и срочные;
— Неважные и срочные;
— Важные и несрочные;
— Неважные и несрочные.

Аврал на работе — это важное и срочное, а просмотр видео — неважное и несрочное. Он говорит, что люди находятся в постоянном стрессе, когда у них больше всего дел в категории «важно и срочно». Чтобы выйти из этого поля, нужно планировать и выполнять работу вовремя. Тот, кто тратит жизнь на неважное и несрочное, приходят в итоге к провалу, банкротству и прочим негативным финалам.

Кови рекомендует сосредоточиться на важных и несрочных делах:

— поддержании ресурсов;
— установлении связей;
— поиске новых возможностей;
— планировании;
— восстановлении сил.

Тогда жизнь повернёт в нужное русло и перейдёт на качественно новый уровень.

Брайан Трейси: съешь лягушку

Основатель Университета и автор книг по психологии успеха Брайан Трейси советует сначала сделать самое нелюбимое дело – то, что вызывает страх и трудности, а затем уже заняться остальными. Он обещает, что мы почувствуем, как гора упадет с плеч.
Однако мне метод не подошел. Мои лягушки до такой степени трудоёмки, что после них не остается моральных и физических сил для выполнения других задач. Поэтому мой вариант звучит так — оставь лягушку на десерт. Сначала я выполняю все дела из списка, а к самому трудному приступаю в последнюю очередь. Выполненный список дел дает мне дополнительный источник энергии для работы над лягушкой.

Выполненный список дел дает мне дополнительный источник энергии для работы над «лягушкой» – делом, которое вызывает страх и трудности.

Резюме

Несмотря на то, что терминология у авторов разная, смысл советов в основном совпадает: уделять время важному и развивать главное дело своей жизни. Для себя я взяла следующие инструменты:

1. Ранний подъем, чтобы выполнять работу, пока мир спит.

2. Технику «Помодоро», чтобы концентрироваться на работе.

3. Ведение полного списка дел, включая самые незначительные, чтобы освободить память и не забывать при этом дела.

4. Список «100 желаний», чтобы понять, чего я хочу в жизни.

5. Метод «168 часов», чтобы распределить время наиболее эффективно лично для себя.

6. Прохождение 100-дневок, чтобы видеть результаты каждые три месяца.

Если у вас есть свои секреты продуктивности, поделитесь ими с Воркингмамой!

***

Светлана Сирвида-Льорентэ